Vilkår & retningslinjer

Festivalens åbningstider:

Festivalen løber af stablen d. 25. – 26. august 2023 og åbningstider for publikum er fredag 16-23 og lørdag d. 10-22.

Man kan som bodholder tjekke ind i tidsrummet:
Onsdag d. 23. aug. og torsdag d. 24. aug.
Præcise tidsrum følger.

Man kan som bodholder tjekke ud i tidsrummet:
Fra lørdag d. 26. aug. og søndag d. 27. aug.
Præcise tidsrum følger.

Er man artist med telt gælder ovenstående også her. Er man uden bod eller lejr, er det muligt at tjekke ind indtil fredag kl. 16 og umiddelbart ud igen efter sin sidste optræden.

Kørsel og parkering
Det er tilladt at køre ind på pladsen i forbindelse med opstilling og nedtagning. Bemærk at der er kørselsforbud på festivalpladsen fra fredag d. 25. aug. kl. 08.00 – lørdag d. 26. aug. kl. 22.30

Forventet information og kontakt til festivalkontoret
Man kan forvente endelig bekræftelse, information om placering samt program i juni 2023. Herefter udsendes eventuelle faktura på bodholderplads, som skal betales inden 1. august som depositum for deltagelse på dette års festival.
Kontakt mellem bodholder / aktør og festivalkontor foregår hovedsageligt via mail og e-boks. Det er derfor vigtigt at oplyse korrekt e-mailadresse ved tilmelding og jævnligt tjekke indbakke (også spam). Der udsendes 2-4 informationsmail om året.
Vi kan desuden også altid kontaktes på telefon. Kontaktinformation findes nederst på hjemmesiden.

Festivalens åbningstider
Bodholderen/feltlejren forpligter sig til at holde boden/lejren åben i festivalens åbningstider:
Fredag kl. 16.00-23.00 og lørdag kl. 10.00-22.00.
For at sikre den bedste publikumsoplevelse er det ikke tilladt at lukke boden eller begynde synlig nedpakning før festivalens lukketid, medmindre det er aftalt med arrangørerne. Der kan forekomme særlige åbne- og lukketider, hvis jeres bod/lejr er placeret i festivalens børneområde.


Opstilling og nedtagning af boder
Opstilling og nedtagning af boder er bodholders eget ansvar, og skal ske inden festivalens åbning, og umiddelbart senest søndagen efter. Det er muligt at leje en bod af festivalen, som vil stå klar på den tildelte plads. Se mere på festivalens hjemmeside. (https://middelalderfestival.dk/bodholder/).
Kort over festivalpladsen og pladsanvisninger skal til enhver tid efterkommes, da de er lavet på baggrund af de gældende brand- og sikkerhedsregler for festival- og markedspladser.
Alle bodholdere skal tjekke ind på festivalen ved ankomst – inden opstilling og ud igen ved afgang – efter nedtagning. Dette sker på festivalkontoret, der ligger i Borggården. Her kan I også afhente eventuelle bestilte varer som lerkrus, øl og gas i festivalens vareudlevering.


Tjek ind
Skal ske onsdag og torsdag før festivalstart
I får udleveret en kasse med bl.a. pladskort og jeres pladsanvisning samt et bodnummer og reflekser, når I tjekker ind. Bodnummeret og reflekser skal placeres tydeligt på jeres telt.
Vær opmærksom på kørselsforbud på festivalpladsen fra torsdag midnat – lørdag efter festivalens lukketid. Dette gælder også varekørsel.
Der er cirkulerende nattevagter på festivalpladsen fra onsdag før festivalstart
Kontakt altid festivalarrangørerne, hvis I ikke kan overholde de anførte tidsrum.


Tjek ud
Kan ske lørdag umiddelbart efter festivalens afslutning og søndag.
Alle bodholdere/feltlejre skal være ude af festivalpladsen senest søndag kl. 12.00.
OBS: Boder, der ligger i Borggården, skal være ude senest søndag kl. 10.00.
Når I tjekker ud, skal I aflevere bodholderkassen og de ting, I fik udleveret ved ankomst og tilbagelevere evt. materiel udlånt/lejet af festivalen (eks. lerkrus, fustager o.l.).


Det er den enkelte bodholders ansvar, at jeres område/matrikelplads er ryddet, når det forlades. Dette gælder alt affald, som skal sorteres og smides i de korrekte containere. Hvis dette ikke overholdes pålægges et gebyr på 1000 kr.
Under nedtagning skal der tages hensyn til andre personer, som arbejder på pladsen.


Kørsel og parkering
Der er kørselsforbud på festivalpladsen fra torsdag d. 24. aug. kl. 23.59 – lørdag d. 26. aug. kl. 22.30. Al kørsel og parkering på festivalpladsen skal derfor være afsluttet torsdag inden festivalen kl. 23.59, medmin­dre andet er aftalt med festivalarrangørerne.
Vis hensyn til de andre på pladsen og undgå unødvendig kørsel på græsområder, så festivalpladsen ikke forvandles til en mudderpøl.
Kørsel- og parkeringsforbud på festivalpladsen gælder frem til lørdag kl. 22.30.


Parkering
Hver bodholder får 2 parkeringsbilletter, som er gyldige på bodholderparkerings-pladsen. Parkeringsbilletterne udleveres ved indtjekning på festivalkontoret. Vær opmærksom på, at en trailer eller anhænger også gælder for en parkering. Det vil sige, at I skal bruge separate parkeringstilladelser til bilen og evt. traileren. Billetterne skal være synlige på både bil og evt. anhænger under hele opholdet. Parkering af køretøjer til fx dyretransport aftales sær­skilt med arrangørerne.
Vær opmærksom på, at parkeringsarealerne ikke er overvågede, og at det ikke er tilladt at overnatte i de parkerede biler eller på parkeringsområdet i det hele taget.


Festivalens varesalg
Festivalen forestår et varesalg til bodholdere af forskelligt godkendt service (herunder kopper, som alle drikkevarer skal serveres i). Det er også muligt at købe øl i fustager og fx leje fadølsanlæg gennem festivalen.
Bestillingsliste vil blive sendt ud umiddelbart før festivalen. Og de bestilte varer afhentes og afleveres igen ved festivalens vareudlevering i festivalkontoret.


Køb gas af festivalen
På grund af indskærpelser af håndtering af gas skal I som bodholdere være opmærksomme på, at I selv skal ansøge distributionsvirksomheden om tilladelsen til anvendelse af gas, hvis I medbringer egen gas.
Det betyder, at I skal medbringe gyldig dokumentation fra distributionsvirksomheden.
Horsens Middelalderfesti­val sørger for denne tilladelse, hvis I køber gassen gennem festivalen. Information om bestilling af gas sendes ud til alle bodholdere op til festivalen sammen med resten af varebestillingslisten.
Alle på forhånd bestilte varer kan afhentes i festivalkontoret vareudlevering i forbindelse med tjek ind. Det er muligt at tilkøbe yderligere varer under festivalen, så længe lager haves.


Overnatning
Det er tilladt at overnatte max. 2 personer i boder, og dette SKAL meldes til festivalarrangørerne af sikkerhedsmæssige årsager. Overnatter man i en bod på pladsen, er det lovpligtigt at have en røgalarm tilstede.
Vær opmærksom på, at det ikke tilladt at sove i biler eller på anden vis overnatte på parkeringspladsen.
Der henvises desuden til Horsens Frejas Middelaldercamp, som findes over for festivalpladsen på Fussingsvej, hvor man kan booke en teltplads (find mere info om dette på hjemmesiden).


Bodholder- og aktørstøtte
Såfremt I ønsker at deltage med henblik på formidling og/eller fremvisning af et håndværk, kan festivalen vurdere, om I kan få rabat eller støtte til stadepladsleje. Kontakt da festivalarrangøren før ansøgning.


Affaldssortering
Alle boder skal affaldssortere. Der gives information om gældende affaldssortering under festivalen senest ved check-in.
I vil blive pålagt et gebyr på 1.000 kr., hvis I ikke sorterer jeres affald som anvist eller ikke afleverer festivalpladsen ordentlig og ryddet. Bodholdere skal benytte de hertil opstillede containere. Benyt venligst ikke skraldespandene opsat til festivalens gæster til større mængder affald.


Fakturering og Betaling
For deltagelse på festivalen skal hver bodholder betale stadepladsgebyret inden festivalen. Der udsendes fakturaer inden sommerferien.
Har I betalt stadepladsgebyret, men ønsker at afmelde, kan I få refunderet hele beløbet, hvis det sker senest den 1. august.
Umiddelbart efter festivalen vil I modtage en faktura på eventuelle køb eller tilkøb i forbindelse med festivalen (krus, øl, gas o.l.)


Aflysning
Ved aflysning kan festivalen ikke stilles til ansvar for bodholderens varelager eller andre former for udgifter forbundet med forberedelser til festivalen. Stadepladslejen tilbagebetales i dette tilfælde inden 15. september.


Misligholdelse af vilkår
Såfremt festivalens vilkår og retningslinjer ikke overholdes, betragtes dette som misligholdelse af kontrakt. Ved misligholdelse er bodholderen forpligtet til straks at bringe misligholdelsen til ophør. Bodholderen kan dog, uanset om der er rettes op på forholdende, bortvises, hvis festivalarrangørerne vurderer, at dette er nødvendigt. Betaling for stadepladsen gives ikke retur i disse tilfælde.
Hvis festivalarrangørerne finder ikke-godkendte varer i boderne under festivalen skal disse fjernes omgående. Boderne vil blive tjekket løbende under festivalen. Festivalarrangøren har ret til at lukke en bod og beholde betalingen for bodpladsen, hvis påtalte varer ikke fjernes ved første anmærkning, eller man på anden måde ikke overholder den indgåede kontrakt.
Bodholderen er ansvarlig for at hjælpere/personale mv., der er tilknyttet boden overholder vilkårene.

Krav til historisk udtryk
Når man deltager på Horsens Middelalderfestival, stilles der en række krav til påklædning, indretning af boder og varesalg, som udstikkes med et ønske om så korrekt et historisk udtryk som muligt og af forskellige sikkerhedsmæssige samt hygiejniske hensyn.
Disse forskellige hensyn kan ind imellem være kontrapunktiske, og vi er derfor indforstået med, at fx skarpe moderne knive, gummihandsker og kølefaciliteter kan være nødvendige i boder, som tilbereder og serverer fødevarer. Vi forventer dog, at man som deltager på festivalen gør sig umage for at repræsentere et historisk korrekt udtryk ud ad til – mens man ind ad til selvfølgelig må tage de forbehold, der skal til, for at leve op til sikkerhedsmæssige og hygiejniske regler. Vi beder jer om at tildække nødvendige moderne remedier og maskiner til med simple stykker stof eller skillevægge i boderne, som skærmer publikums udsyn til disse.

 

Indretning af boden
Jeres bod/lejr skal repræsentere en handelsbod/feltlejr fra middelalderen i perioden 1350-1536. Moderne varer, rekvisitter og materialer er ikke tilladt. Festivalens arrangører forbeholder sig retten til at vurdere om boden, dens indhold og område fremstår historisk overbevisende. Festivalarrangøren forbeholder sig retten til at kræve, at artikler eller udsmykning, der ikke har et historisk korrekt udtryk, fjernes.

  • Det er kun tilladt at bruge rekvisitter, materialer, møbler og inventar som fandtes i middelalderen.
  • Af sikkerhedsmæssige årsager er fakler (som ikke er festivalens egne opsatte) ikke tilladt.
  • Af hensyn til sikkerhed og hygiejne er det tilladt at have diskret og afskærmet belysning i madbodernes køkken. Elektrisk lys er kun tilladt, såfremt det er LED, og selve lamperne ikke er synlige. Neonrør er ikke tilladt at bruge. Horsens Middelalderfestival vil til enhver tid kunne kræve belysningen fjernet, hvis det ikke lever op kravene.
  • Brug af stearinlys er KUN tilladt i lukkede lygter/lanterner, der er så historisk korrekte som muligt. Vi opfordre til brug af LED stearinlys og anden dekorativ belysning, der ikke bryder med det historiske udtryk.
  • Moderne hjælpemidler som fx kaffekander, køleskabe, håndvaske, opvaskebaljer etc. skal afdækkes, så de ikke er synlige for publikum.
  • Eventuelle skilte skal laves af træ eller læder, og teksten skal skrives med en skrifttype, der ikke bryder med det historiske udtryk. Der må ikke benytte moderne skilterammer. Det gælder blandt andet A-skilte og digitale print, der ikke har et korrekt historisk udtryk. Festivalen har tilladelse til at fjerne eventuelle fravigende skiltningsmetoder.
  • Vær opmærksom på at det er tilladt at overnatte max. 2 personer i boden, og dette SKAL meldes til festivalarrangørerne af sikkerhedsmæssige årsager.
  • Det er ikke tilladt at overnatte i biler på parkeringspladsen. Der henvises desuden til Horsens Frejas Middelaldercamp (find mere info om dette på hjemmesiden).
  • Alle deltagere skal have indsendt og godkendt en pladstegning før festivalens start. Her anføres også evt. overnattende i de pågældende telte.
  • Bemærk at man som bodholder på festivalen vil modtage aktuel information om de tekniske regler angående bål, grill og herunder afstandskrav for det gældende år via mail inden festivalstart, som selvfølgelig altid skal efterkommes i indretning af boder.

Påklædning
I skal være klædt standsmæssigt efter den funktion, I har på festivalen. Det vil sige, at I som bodholdere ikke må være iklædt adelstøj. Vær opmærksom på, at jeres dragter skal repræsentere middelalderen i tidsperioden 1350-1536.

  • Alle aktører i boden skal være iklædt middelaldertøj.
    Vi vil elske, hvis I også har middelaldersko på, men hvis sådan et par ikke findes i jeres garderobe, så kan et par sko i neutrale farver også bruges.
  • Undgå gerne kondisko, sneakers med logoer eller decideret pangfarver.
    Husk at bære hovedbeklædning.
  • Mobiltelefoner, armbåndsure og andet unødvendigt moderne grej må ikke bæres synligt.

Våben
Bodholdere og aktører må gerne bærer middelaldervåben på Horsens Middelalderfestival. Det er dog op til den enkelte at over­holde dansk lovgivning omkring våben. Festivalen forbeholder sig ret til at foretage stikprøvekontrol. Det er endvidere tilladt at udstille og sælge våben på festivalen. Dog skal dette meldes til festivalarrangørerne, og salget skal ske ved at indgå en købsaftale med kunden med henblik på at udlevere våbnet efter arrangementet.


Tilladelseskrævende våben
Skarpe og spidse våben, hvis klinge overstiger 12 cm kræver politiets tilladelse, såfremt de anvendes til sports- eller fritidsaktiviteter, herunder offentlig optræden og andre anerkendelsesværdige formål i for­eningsregi.


Ikke tilladelseskrævende våben
Blankvåben, der ikke er skarpe og spidse, kræver ikke politiets tilladelse og vil frit kunne bæres uden tilladel­se. Bemærk at det er brugerens ansvar, at blankvåbnet ikke fremstår skarpt eller spidst. I tvivlstilfælde vil det altid være festivalarrangørens vurdering, der er den gældende.


Mad, ingredienser og servering
Moderne ingredienser er ikke tilladt og morderne tilberedningsmetoder der ikke passer ind i den historiske ramme, bør skærmes fra publikums synsvinkel. Maden skal så vidt muligt tilberedes og serveres, som man gjorde i middelalderen i perioden 1350-1536, og serveringsudstyr og service skal være kopier af middelalde­rens udstyr.

  • Papirservietter, plastik, engangstallerkener som f. eks. paptallerkener, aluminiumsbakker, porcelæn eller brune papirsposer er IKKE tilladt. Tvivlsspørgsmål kan rettes til bodholder@horsens.dk.
  • Madvarer skal serveres på kålblade, hårdt brød, træbrædder, trætallerkener eller lerskåle/lerfade.
  • Gafler er ikke tilladt – i middelalderen brugte man skeer eller fingre.
  • Plastikbestik og andet service i plastik er IKKE tilladt.
  • Brød/pandekager foldet om fyld / serveret som sandwich eller wrap er ikke tilladt.
  • Mjød og andre drikkevarer skal sælges i lerflasker eller andre former beholdere, der ligger så tæt på det historiske korrekte som muligt.
  • Drikkevarer skal serveres i festivalens lerkrus, som købes/udlejes gennem festivalens vareudlevering. Krusene bestilles særskilt, og udleveres på festivalen ved tjek ind, mens overskydende leveres tilbage ved tjek ud. Information om krusbestilling vil bliver sendt på mail. Krusene sælges til publikum med pant, som de kan få retur eller de kan ombytte krus ved næste køb.
  • Det er op til den enkelte bodholder, at den generelle fødevaresikkerhed er i orden, og at de gældende regler på området overholdes. Her henvises til reglerne for boder på festivaler, markeder mv. og herunder hygiejnevejledningen på fødevarestyrelsens hjemmeside.
  • Der findes flere bøger om mad i den danske middelalder, som kan anbefales at søge inspiration i.

Salg af varer i boder
Det er selvfølgelig også vigtigt at varer solgt i boder på festivalen hører ind under perioden år 1350-1536.
Vi godtager derfor ikke synlige moderne materialer eller afbildning af ting, dyr eller symboler, som ikke fandtes i Middelalderen.
Her finder du festivalens ”positivliste” over ingredienser som er historisk korrekte og godkendte på festivalen, og du kan lade dig inspirere af billeder af boder og bodholdere længere nede på denne side.

Gældende sikkerhedsregler
De gældende regler for indretning af markeds- og festivalpladser skal altid overholdes. Da disse ændres løbende, vil arrangørerne holde festivaldeltagere opdateret på de gældende regler. Festivalkort og bodholderplaceringer kan af samme grund ikke fastholdes år efter år. Dette er både af hensyn til eventuelle ændrede brand- og sikkerhedsregler samt festivalpladsen udvikling og indretning generelt. Kort over festivalpladsen og pladsanvisninger skal derfor til enhver tid efterkommes.
Der kommer opdaterede regler til festivalen 2023, men du kan med fordel læse sikkerhedsbestemmelserne for 2022 her.


Ordensregler
Det er vigtigt for Horsens Middelalderfestival, at alle har en god og tryg oplevelse på festivalen. Derfor skal følgende overholdes:

  • Festivalpersonalets anvisninger om fx matrikelpladser, sikkerhedsmæssige regler, varesalg og indretning af lejr og boder, skal til enhver tid efterkommes.
  • Alle former for vold eller trusler om vold medfører øjeblikkelig politianmeldelse og bortvisning. Alle for­mer for aggressiv adfærd er forbudt. Der skal udvises størst muligt hensyn til det øvrige publikum og til festivalens medarbejdere.
  • Udskænkning af alkohol må kun ske til personer over 18 år. Bodholderen har pligt til at bede om ID-legitimation i alle tvivlstilfælde. Det er ikke tilladt for voksne over 18 år at købe eller udlevere alkohol til unge under 18 år.
  • Personer herunder også bodholdere og aktører som fremstår utryghedsskabende i deres påklædning, afmærkning eller adfærd har ikke adgang til festivalen, og vil blive bortvist fra Horsens Middelalderfestivals område.


Ved brand og ulykker
Alle deltagere er forpligtet til at orientere sig grundigt i kortet over årets festivalplads, så man i ulykkestilfælde kender flugtveje, nærmeste brandslukker, hjertestarter og samaritter o.l.


Ved ulykker og nødstilfælde:

  • Stands ulykken, hvis det er muligt.
    Vurdér situationen og ring 112 hvis nødvendigt (114 ved ikke akutte situationer).
  • Yd selv førstehjælp eller brandslukning, hvor det er muligt.
  • Kontakt dernæst festivalarrangørerne og orienter om situationen.
  • Ved behov for evakuering vil arrangøren forestå dette.
  • Ved mindre ulykkestilfælde benyt da festivalens egne samaritter og nærmeste brandslukkere og orienter altid festivalens arrangører om ulykken og dens omfang.

Tyveri
Horsens Middelalderfestival sørger for nattevagter, der cirkulerer på festivalpladsen fra onsdag – søndag.
Men arrangøren kan ikke gøres ikke ansvarlige for tyveri, tab eller skade på varer, instrumenter, rekvisitter i forbindelse med deltagelse i festivalen.

Som bodholder skal I være opmærksomme på, om der er krav fra SKAT om momsregistrering af jeres bod. Det er bodholderens ansvar at overholde reglerne. SKAT har mulighed for at lukke jeres bod, hvis de besøger jeres bod på festivalen, og I ikke kan vise tilstrækkelig dokumentation.

I kan finde mere information på www.skat.dk eller ved at ringe til SKAT på tlf. 7222 1818.

Behandlingen af dine personoplysninger foretages i forbindelse med forvaltningen af Horsens Kommunes opgaver i forhold til at fremme et levende civilsamfund og kulturliv, herunder gennemførelse af beslutninger i Horsens Kommunes Kultur- og Civilsamfundsudvalg vedrørende events og festivaler.


Den kategori af personoplysninger, der behandles er:

  • Almindelige personoplysninger, fx navn, adresse, cpr nummer, telefonnummer
  • Kommunens registrering og videregivelse af oplysninger

Horsens Kommune er dataansvarlig vedrørende oplysninger indsamlet til denne sag. Horsens Kommune kan kontaktes på følgende adresse:


Rådhustorvet 4
8700 Horsens
Telefon: 76 29 29 29
horsens.kommune@horsens.dk


Kommunen registrerer de modtagne oplysninger og videregiver oplysningerne til andre offentlige myndigheder, private virksomheder m.fl., der har lovmæssigt krav på oplysningerne.


Kommunen sletter oplysningerne, når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Efter arkivering og sletning er oplysningerne ikke længere tilgængelige for kommunen.
Du har ret til at vide, hvilke oplysninger kommunen har om dig, og du kan kræve forkerte oplysninger rettet eller slettet. Du kan læse mere om dine rettigheder på kommunens hjemmeside.


Kommunens databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren om dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen. På www.datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle.


Horsens Kommunes databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på: databeskyttelsesraadgiver@horsens.dk


Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.


Datatilsynet kan kontaktes på følgende adresse:

Borgergade 28, 5.
1300 København K
Tlf. 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk

Lad dig inspirere af billederne herunder

Er du artist? Ansøge om at optræde på Horsens Middelalderfestival.