Vilkår & retningslinjer

Åbningstider

Bodholderen/feltlejren forpligter sig til at holde boden/lejren åben i festivalens åbningstider:

Fredag d. 19. august kl. 16.00-23.00 og lørdag d. 20. august kl. 10.00-22.00.

For at sikre den bedste publikumsoplevelse er det ikke tilladt at lukke boden før festivalens lukketid eller begynde synlig nedpakning af boden før festivalens lukketid, medmindre det er aftalt med arrangørerne. Der kan forekomme særlige åbne/lukketider, hvis jeres bod/lejr er placeret i festivalens børneområde.

 
Opstilling og nedpakning

Kort over festivalpladsen og information om placering af jeres bod/telte udsendes start august 2022, og pladsanvisninger skal til enhver tid efterkommes, da de er lavet på baggrund af de gældende brand- og sikkerhedsregler for festival- og markedspladser.

Alle bodholdere skal tjekke ind på festivalen ved ankomst – inden opstilling og ud igen ved afgang – efter nedtagning. Dette sker på festivalkontoret, der ligger i Borggården.

Man kan tjekke ind i tidsrummet:

Onsdag den 17. august fra kl. 10.00 – 20.00

Torsdag den 18. august fra kl. 10.00 – 23.00.

 

Inden festivalen skal I tilmelde jer et tjek ind–tidspunkt (Info og tilmelding til tjek-ind sendes inden festivalen). Husk at I skal lave en særlig aftale med arrangørerne, hvis I ikke kan ankomme i anførte tidsrum.

I får udleveret en kasse med bl.a. pladskort og jeres pladsanvisning samt et bodnummer, når I tjekker ind. Bodnummeret skal placeres tydeligt på jeres telt.

Vær opmærksom på at det ikke er tilladt at køre på festivalpladsen mellem torsdag d. 18. august kl. 23 til lørdag d. 20. august kl. 23.00. Dette gælder også varekørsel.

Der er cirkulerende nattevagter på festivalpladsen fra onsdag d. 17. august.

 

Man kan tjekke ud i tidsrummet:

Lørdag d. 20. august kl. 22:00 til søndag d. 21. august kl. 13:00

Alle bodholdere/feltlejre skal være ude af festivalpladsen senest søndag d. 21. august kl. 12.00.

OBS: Boder, der ligger i Borggården, skal være ude senest søndag kl. 10.00.

Når I tjekker ud, skal I aflevere de ting, I fik udleveret ved ankomst og tilbagelevere evt. materiel udlånt/lejet af festivalen (eks. lerkrus o.l.).

Det er den enkelte bodholders ansvar, at jeres område/matrikelplads er ryddet, når det forlades. Dette gælder alt affald, som skal sorteres og smides i de korrekte containere. Hvis dette ikke overholdes pålægges et gebyr på 1000,-.

Under nedtagning skal der tages hensyn til andre personer, som arbejder på pladsen.

 
Kørsel og parkering

Al kørsel og parkering på festivalpladsen skal være afsluttet inden torsdag den 18. august kl. 23.00, medmin­dre andet er aftalt med festivalarrangørerne.

Vis hensyn til de andre på pladsen og undgå unødvendig kørsel på græsområder, så festivalpladsen ikke forvandles til en mudderpøl.

Kørsel- og parkeringsforbud på festivalpladsen gælder frem til lørdag den 20. august kl. 23.00.

Hver stadeplads får 2 parkeringsbilletter, der er gyldige på bodholderparkerings-pladsen. Parkeringsbilletterne udleveres ved indtjekning på festivalkontoret. For yderligere parke­ring henviser vi til de gratis p-pladser ved Nordre Strandvej eller til betalingsparkeringspladserne ved festival­pladsen.

Vær opmærksom på, at en trailer eller anhænger også gælder for en parkering. Det vil sige, at I skal bruge separate parkeringstilladelser til bilen og evt. traileren. Billetterne skal være synlige på både bil og evt. anhænger under hele opholdet.

Parkering af køretøjer til dyretransport aftales sær­skilt med arrangørerne.

Vær opmærksom på, at parkeringsarealerne ikke er overvågede, og at det ikke er tilladt at overnatte i de parkerede biler.

 
Ordensregler

Det er vigtigt for Horsens Middelalderfestival, at alle har en god og tryg oplevelse på festivalen. Derfor skal følgende overholdes:

  • Festivalpersonalets anvisninger om fx matrikelpladser, sikkerhedsmæssige regler, varesalg og indretning af lejr og boder, skal til enhver tid efterkommes.
  • Alle former for vold eller trusler om vold medfører øjeblikkelig politianmeldelse og bortvisning. Alle for­mer for aggressiv adfærd er forbudt. Der skal udvises størst muligt hensyn til det øvrige publikum og til festivalens medarbejdere.
  • Udskænkning af alkohol må kun ske til personer over 18 år. Bodholderen har pligt til at bede om ID-legitimation i alle tvivlstilfælde. Det er ikke tilladt for voksne over 18 år at købe eller udlevere alkohol til unge under 18 år.
  • Personer herunder bodholdere som fremstår utryghedsskabende i deres påklædning, afmærkning eller adfærd har ikke adgang til festivalen, og vil blive bortvist fra Horsens Middelalderfestivals område.
Indretning af boden

Jeres bod/lejr skal repræsentere en handelsbod/feltlejr fra middelalderen i perioden 1350-1536. Moderne rekvisitter og materialer er ikke tilladt. Festivalens arrangører forbeholder sig retten til at vurdere om boden, dens indhold og område fremstår historisk overbevisende. Festivalarrangøren forbeholder sig retten til at kræve, at artikler eller udsmykning, der ikke har et historisk korrekt udtryk, fjernes.

  • Det er kun tilladt at bruge rekvisitter, materialer, møbler og inventar som fandtes i middelalderen.
  • Af sikkerhedsmæssige årsager er fakler (som ikke er festivalens egne opsatte) ikke tilladt.
  • Af hensyn til sikkerhed og hygiejne er det tilladt at have diskret og afskærmet belysning i madbodernes køkken. Elektrisk lys er kun tilladt, såfremt det er LED, og selve lamperne ikke er synlige. Neonrør er ikke tilladt at bruge. Horsens Middelalderfestival vil til enhver tid kunne kræve belysningen fjernet, hvis det ikke lever op kravene.
  • Brug af stearinlys er KUN tilladt i lukkede lygter/lanterner, der er så historisk korrekte som muligt. Vi opfordre til brug af LED stearinlys og anden dekorativ belysning, der ikke bryder med det historiske udtryk.
  • Moderne hjælpemidler som fx kaffekander, køleskabe, håndvaske, opvaskebaljer etc. skal afdækkes, så de ikke er synlige for publikum.
  • Eventuelle skilte skal laves af træ eller læder, og teksten skal skrives med en skrifttype, der ikke bryder med det historiske udtryk. Der må ikke benytte moderne skilterammer. Det gælder blandt andet A-skilte og digitale print, der ikke har et korrekt historisk udtryk. Festivalen har tilladelse til at fjerne eventuelle fravigende skiltningsmetoder.
  • Vær opmærksom på at det er tilladt at overnatte max. 2 personer i boden, og dette SKAL meldes til festivalarrangørerne af sikkerhedsmæssige årsager.
  • Det er ikke tilladt at overnatte i biler på parkeringspladsen. Der henvises desuden til Horsens Frejas Middelaldercamp (find mere info om dette på hjemmesiden).

Alle deltagere skal have indsendt og godkendt en pladstegning før festivalens start. Her anføres også evt. overnattende i de pågældende telte.

 
Påklædning
  • I skal være klædt standsmæssigt efter den funktion, I har på festivalen. Det vil sige, at I som bodholdere ikke må være iklædt adelstøj. Vær opmærksom på, at jeres dragter skal repræsentere middelalderen i tidsperioden 1350-1536.
    • Alle aktører i boden skal være iklædt middelaldertøj.
    • Vi vil elske, hvis I også har middelaldersko på, men hvis sådan et par ikke findes i jeres garderobe, så kan et par sko i neutrale farver også bruges. Undgå gerne kondisko, sneakers med logoer eller lignende i pangfarver.
    • Husk at bære hovedbeklædning.
    • Mobiltelefoner, armbåndsure og andet unødvendigt moderne grej må ikke bæres synligt.

    Af sikkerhedsmæssige årsager har arrangørerne moderne uniformer på.

Mad, ingredienser og servering
    • Papirservietter, plastik, engangstallerkener som f. eks. paptallerkener, aluminiumsbakker, porcelæn eller brune papirsposer er IKKE tilladt. Tvivlsspørgsmål kan rettes til bodholder@horsens.dk.
    • Madvarer skal serveres på kålblade, hårdt brød, træbrædder, trætallerkener eller lerskåle/lerfade.
    • Gafler er ikke tilladt – brug skeer eller fingre.
    • Plastikbestik er IKKE tilladt.
    • Brød/pandekager foldet om fyld som sandwich eller wrappings er ikke tilladt.Moderne ingredienser og tilberedningsmetoder er ikke tilladt. Maden skal tilberedes og serveres, som man gjorde i middelalderen i perioden 1350-1536, og serveringsudstyr og service skal være kopier af middelalde­rens udstyr.
    • Mjød skal sælges i lerflasker eller andre former for glas, der ligger så tæt på det historiske korrekte som muligt.
    • Drikkevarer skal serveres i festivalens lerkrus, som købes gennem Kultur og Eventafdelingen, Horsens Kom­mune. Krusene bestilles særskilt, og udleveres på festivalen ved tjek ind. Information om krusbestilling vil bliver sendt på mail.
    • Det er op til den enkelte bodholder, at den generelle fødevaresikkerhed er i orden, og at de gældende regler på området overholdes. Her henvises til reglerne for boder på festivaler, markeder mv. og herunder hygiejnevejledningen på fødevarestyrelsens hjemmeside.
  •  

    Inspiration til Middelalderopskrifter

    • Bi Skaarup & Henrik Jakobsen: Middelaldermad – kulturhistorie, kilder og 99 opskrifter.
    • Bente Leed: Danskernes mad i middelalderen – Smag selv.
    • Erik Kjersgaard: Mad og øl i Danmarks Middelalder.
Affaldssortering

Alle boder skal affaldssortere. Der gives information om gældende affaldssortering under festivalen senest ved check-in.

I vil blive pålagt et gebyr på 1.000 kr., hvis I ikke sorterer jeres affald som anvist eller afleverer festivalpladsen ordentlig og ryddet.

Bodholdere skal benytte de hertil opstillede containere. Benyt venligst ikke skraldespandene opsat til festivalens gæster til større mængder affald.

 
Våben

Det er I orden at bodholdere og aktører bærer middelaldervåben på Horsens Middelalder-festival. Det er endvidere tilladt at udstille og sælge våben på festivalen. Dog skal dette meldes til festivalarrangørerne, og salget skal ske ved at indgå en købsaftale med kunden med henblik på at udlevere våbnet efter arrangementet. Det er op til den enkelte at over­holde dansk lovgivning omkring våben. Festivalen forbeholder sig ret til at foretage stikprøvekontrol.

Tilladelseskrævende våben

Skarpe og spidse våben, hvis klinge overstiger 12 cm kræver politiets tilladelse, såfremt de anvendes til sports- eller fritidsaktiviteter, herunder offentlig optræden og andre anerkendelsesværdige formål i for­eningsregi.

Ikke tilladelseskrævende våben

Blankvåben, der ikke er skarpe og spidse, kræver ikke politiets tilladelse og vil frit kunne bæres uden tilladel­se. Bemærk at det er brugerens ansvar, at blankvåbnet ikke fremstår skarpt eller spidst. I tvivlstilfælde vil det altid være festivalarrangørens vurdering, der er den gældende.

 
Køb gas af festivalen

På baggrund af indskærpelser af håndtering af gas skal I som bodholdere være opmærksomme på, at I selv skal ansøge distributionsvirksomheden om tilladelsen til anvendelse af gas, hvis I medbringer egen gas.

Det betyder, at I skal medbringe gyldig dokumentation fra distributionsvirksomheden.

Horsens Middelalderfesti­val sørger for denne tilladelse, hvis I køber gassen af festivalen. Information om bestilling af gas sendes ud til alle bodholdere op til festivalen.

 
Bodholder- og aktørstøtte

Såfremt I ønsker at deltage med henblik på formidling og/eller et håndværk, kan festivalen vurdere om I kan få rabat eller støtte til stadepladsleje.

 
Betaling

Såfremt I ønsker at deltage med henblik på formidling og/eller et håndværk, kan festivalen vurdere om I kan få rabat eller støtte til stadepladsleje.

 
Sikkerhed (Brand og ulykker)

Alle deltagere er forpligtet til at orientere sig grundigt i kortet over årets festivalplads, så man i ulykkestilfælde kender flugtveje, nærmeste brandslukker, hjertestarter og samarittelt o.l.

Ved ulykker og nødstilfælde:

  • Stands ulykken, hvis det er muligt.
  • Vurdér situationen og ring 112 hvis nødvendigt (114 ved ikke akutte situationer).
  • Yd selv førstehjælp eller brandslukning, hvor det er muligt.
  • Kontakt dernæst festivalarrangørerne og orienter om situationen.
  • Ved behov for evakuering vil arrangøren forestå dette.

Ved mindre ulykkestilfælde benyt da festivalens egne samaritter og nærmeste brandslukkere og orienter altid festivalens arrangører om ulykken og dens omfang.

 
Tyveri

Arrangøren kan ikke gøres ikke ansvarlige for tyveri, tab eller skade på varer, instrumenter, rekvisitter i forbindelse med deltagelse i festivalen. Horsens Middelalderfestival sørger for nattevagter, der cirkulerer på festivalpladsen fra onsdag d. 17. – søndag d. 21 august.

 
Misligholdelse af vilkår

Såfremt festivalens vilkår og retningslinjer ikke overholdes betragtes dette som misligholdelse af kontrakt. Ved misligholdelse er bodholderen forpligtet til straks at bringe misligholdelsen til ophør. Bodholderen kan dog, uanset om der er rettes op på forholdende, bortvises, hvis festivalarrangørerne vurderer, at dette er nødvendigt. Betaling for stadepladsen gives ikke retur i disse tilfælde.

Hvis festivalarrangørerne finder ikke-godkendte varer i boderne under festivalen skal disse fjernes omgående. Boderne vil blive tjekket løbende under festivalen. Festivalarrangøren har ret til at lukke en bod og beholde betalingen for bodpladsen, hvis påtalte varer ikke fjernes ved første anmærkning, eller man på anden måde ikke overholder den indgåede kontrakt.
Bodholderen er ansvarlig for at hjælpere/personale mv., der er tilknyttet boden overholder vilkårene

 
Aflysning

Ved aflysning kan festivalen ikke stilles til ansvar for bodholderens varelager eller andre former for udgifter forbundet med forberedelser til festivalen. Stadepladslejen tilbagebetales i dette tilfælde inden 15. september 2022.

Læs og download vilkår og retningslinjer for bodholdere 2022 som pdf her.

Som bodholder skal I være opmærksomme på om, der er krav fra SKAT om momsregistrering af jeres bod. Det er bodholderens ansvar at overholde reglerne. SKAT har mulighed for at lukke jeres bod, hvis de besøger jeres bod på festivalen, og I ikke kan vise tilstrækkelig dokumentation.

I kan finde mere information på www.skat.dk eller ved at ringe til SKAT på tlf. 7222 1818.

Behandlingen af dine personoplysninger foretages i forbindelse med forvaltningen af Horsens Kommunes opgaver i forhold til at fremme et levende civilsamfund og kulturliv, herunder gennemførelse af beslutninger i Horsens Kommunes Kultur- og Civilsamfundsudvalg vedrørende events og festivaler.

 

Den kategori af personoplysninger, der behandles er:


• Almindelige personoplysninger, fx navn, adresse, cpr nummer, telefonnummer

 

Kommunens registrering og videregivelse af oplysninger
Horsens Kommune er dataansvarlig vedrørende oplysninger indsamlet til denne sag. Horsens Kommune kan kontaktes på følgende adresse:

 

Rådhustorvet 4
8700 Horsens
Telefon: 76 29 29 29
horsens.kommune@horsens.dk
 
Kommunen registrerer de modtagne oplysninger og videregiver oplysningerne til andre offentlige myndigheder, private virksomheder m.fl., der har lovmæssigt krav på oplysningerne.

 

Kommunen sletter oplysningerne, når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Efter arkivering og sletning er oplysningerne ikke længere tilgængelige for kommunen.

 

Du har ret til at vide, hvilke oplysninger kommunen har om dig, og du kan kræve forkerte oplysninger rettet eller slettet. Du kan læse mere om dine rettigheder på kommunens hjemmeside.

 

Kommunens databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren om dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen. På www.datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle.
Horsens Kommunes databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på: databeskyttelsesraadgiver@horsens.dk

 

Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.
Datatilsynet kan kontaktes på følgende adresse:

 

Borgergade 28, 5.
1300 København K
Tlf. 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk

Oplevelser for livet

Er du artist? Ansøge om at optræde på Horsens Middelalderfestival.