Vilkår for deltagelse på Horsens Middelalderfestival 2022

Ved godkendelse af kontrakten eller overflytning af tidligere kontrakt erklærer du, at du har læst nedenstående.

Åbningstider

Bodholderen/feltlejren forpligter sig til at holde boden/lejren åben

fredag kl. 16.00-23.00 og lørdag kl. 10.00-22.00.

I skal være opmærksomme på særlige åbne/lukketider, hvis jeres bod/lejr er placeret i børneområdet. Information om placering af jeres telte udsendes start august 2022.

For at sikre den bedste publikumsoplevelse er det ikke tilladt at lukke boden før festivalens lukketid eller begynde synlig nedpakning af boden før festivalens lukketid medmindre det er aftalt med arrangørerne.

 

Opstilling og nedpakning

Al kørsel og parkering på festivalpladsen skal være afsluttet inden torsdag den 18. august 2022 kl. 23.00 med min­dre der er aftalt andet.

Dette gælder også varekørsel.

Vis hensyn til de andre, der også skal stille boder op og undgå unødvendig kørsel på græsområder, så festivalpladsen ikke forvandles til en mudderpøl.

Kørsel- og parkeringsforbud på festivalpladsen gælder frem til lørdag den 20. august 2022 kl. 23.00.

Alle bodholdere skal tjekke ind og ud på festivalen ved ankomst og afgang. Dette sker på festivalkontoret, der ligger i Borggården.

I skal tilmelde jer et ankomst tidspunkt. Det gør vi for at kunne give jer en bedre service, og for, at vi kan vagtplanlægge til jeres fordel. Tilmeldingen skal ske senest i juni måned eller i forbindelse med kontraktindgåelse. Der bliver sendt infomail ud omkring dette.

I kan stille jeres bod/lejr op i nedenstående tidsrum:

Man kan tjekke ind i tidsrummet:

Mandag den 15. august fra kl. 12.00-17.00

Tirsdag den 16. august fra kl. 12.00- 17.00

Onsdag den 17. august fra kl 12.00 – 19.00

Torsdag den 18. august fra 10.00 – 23.00.

Hvis I ikke kan ankomme i anførte tidsrum, skal I lave en særlig aftale med arrangørerne.

Der er nattevagter på fra onsdag den 17. august 2022.

Man kan tjekke ud i tidsrummet:

Alle bodholdere/feltlejre skal være ude af pladsen senest

søndag den 21. august 2022 kl. 12.00.

OBS: Boder, der ligger i Borggården, skal være ude senest søndag kl. 10.00.

I kan tjekke ud på festivalkontoret fra lørdag kl. 22.00 til søndag den 21. august kl. 13.00.

 

Parkering

Hver stadeplads får 2 parkeringsbilletter, der er gyldige på bodholderparkerings-pladsen. Parkeringsbilletterne udleveres ved indtjekning på festivalkontoret. For yderligere parke­ring henviser vi til de gratis p-pladser ved Nordre Strandvej eller til betalingsparkeringspladserne ved festival­pladsen.

Vær opmærksom på, at en trailer eller anhænger også gælder for en parkering. Det vil sige, at I skal bruge en parkeringstilladelse både til bilen og traileren, hvis I kommer med en bil og en trailer. Billetterne skal være synlige på både bil og evt. anhænger under hele opholdet.

Parkering af køretøjer til dyretransport aftales sær­skilt med arrangørerne.

Vær opmærksom på, at parkeringsarealerne ikke er overvågede.

 

Ordensregler

Det er vigtigt for Horsens Middelalderfestival, at alle har en god og tryg oplevelse på festivalen. Derfor skal følgende overholdes:

  • Festivalpersonalets anvisninger skal til enhver tid efterkommes uden tøven.
  • Alle former for vold eller trusler om vold medfører øjeblikkelig politianmeldelse og bortvisning. Alle for­mer for aggressiv adfærd er forbudt. Der skal udvises størst muligt hensyn til det øvrige publikum og til festivalens medarbejdere.
  • Udskænkning må kun ske til personer over 18 år. Bodholderen har pligt til at bede om ID-legitimation i alle tvivlstilfælde. Det er ikke tilladt for voksne over 18 år at købe eller udlevere alkohol til unge under 18 år.
  • Personer herunder bodholdere som fremstår utryghedsskabende i deres påklædning, afmærkning eller adfærd har ikke adgang til festivalen, og vil blive bortvist fra Horsens Middelalderfestivals område.

 

Indretning af boden

I skal være opmærksomme på, at jeres bod/lejr skal repræsentere en handelsbod/feltlejr fra middelalderen i perioden 1350-1536. Moderne rekvisitter og materialer er ikke tilladt. Festivalens arrangører forbeholder sig retten til at vurdere om boden, dens indhold og område fremstår historisk overbevisende. Festivalarrangøren forbeholder sig retten til at kræve at artikler eller udsmykning der ikke har et historisk korrekt udtryk fjernes.

  • Det er kun tilladt at bruge rekvisitter, materialer, møbler og inventar som fandtes i middelalderen.
  • Af sikkerhedsmæssige årsager er fakler (som ikke er festivalens egne opsatte) ikke tilladt.
  • Af hensyn til sikkerhed og hygiejne er det tilladt at have diskret og afskærmet belysning i madbodernes køkken. Elektrisk lys er kun tilladt, såfremt det er LED, og selve lamperne ikke er synlige. Neonrør er ikke tilladt at bruge. Horsens Middelalderfestival vil til enhver tid kunne kræve belysningen fjernet, hvis det ikke lever op kravene.
  • Brug af stearinlys er IKKE tilladt uanset om det er i lukkede eller åbne stager/lygter. Vi henviser til brug af LED stearinlys og anden dekorativ belysning, der ikke bryder med det historiske udtryk.
  • Moderne hjælpemidler som fx kaffekander, køleskabe, håndvaske, opvaskebaljer etc. skal afdækkes, så de ikke er synlige for publikum.
  • Eventuelle skilte skal laves af træ eller læder, og teksten skal skrives med en skrifttype, der ikke bryder med det historiske udtryk. Der må ikke benytte moderne skilterammer. Det gælder blandt andet A-skilte og digitale print, der ikke har et korrekt historisk udtryk. Festivalen har tilladelse til at fjerne eventuelle fravigende skiltningsmetoder.
  • Alle skal have indsendt og godkendt en pladstegning før festivalens start

 

Påklædning

I skal være klædt standsmæssigt efter den funktion, I har på festivalen. Det vil sige, at I som bodholdere ikke må være iklædt adelstøj. Vær opmærksom på, at jeres dragter skal repræsentere middelalderen i den før­nævnte tidsperiode.

  • Alle aktører i boden skal være iklædt middelaldertøj.
  • Vi vil elske, hvis I også har middelaldersko på, men hvis sådan et par ikke findes i jeres garderobe, så kan et par sko i neutrale farver også bruges. Undgå gerne kondisko, sneakers eller lignende i pangfarver.
  • Husk at bære hovedbeklædning.
  • Mobiltelefoner, armbåndsure og andet moderne grej må ikke bæres synligt.
  • Af sikkerhedsmæssige årsager har arrangørerne moderne uniformer på.

 

Mad, ingredienser og servering

Moderne ingredienser og tilberedningsmetoder er ikke tilladt. Maden skal tilberedes og serveres, som man gjorde i middelalderen i perioden 1350-1536, og serveringsudstyr og service skal være kopier af middelalde­rens udstyr.

  • Papirservietter, plastik, engangstallerkener som f. eks. paptallerkener, aluminiumsbakker, porcelæn eller brune papirsposer er IKKE tilladt. Tvivlsspørgsmål kan rettes til bodholder@horsens.dk.
  • Madvarer skal serveres på kålblade, hårdt brød, træbrædder, trætallerkener eller lerskåle/lerfade.
  • Gafler er ikke tilladt – brug skeer eller fingre.
  • Plastikbestik er IKKE tilladt.
  • Brød/pandekager foldet om fyld som sandwich eller wrappings er ikke tilladt.
  • Mjød skal sælges i lerflasker eller andre former for glas, der ligger så tæt på det historiske korrekte som muligt. Hvis I sælger mjød, skal I kontakte festivalen omkring emballagen.
  • Drikkevarer skal serveres i festivalens krus, som købes gennem Kultur og Eventafdelingen, Horsens Kom­mune. Krusene bestilles særskilt og udleveres på festivalen ved check in. De af jer, der har fået overflyttet kontakten, får udsendt en bestillingsliste i foråret. Information om krusbestillinger bliver udsendt senere.

 

Affaldssortering

Alle boder skal affaldssortere, som et led i en mere bæredygtig festival. Det omfatter madvarer, pap/papir, glas, konserves og restaffald. Der sendes infomateriale ud til jer op til festivalen.

Hvis I ikke sorterer jeres affald eller afleverer festivalpladsen ordentlig og ryddelig vil I blive pålagt et gebyr på 1.000 kr.

 

Våben

Vi anerkender at alle personer kan bære middelaldervåben på Horsens Middelalderfestival. Det er endvidere tilladt at udstille og sælge våben på festivalen. Dette skal dog ske ved at indgå en købsaftale med kunden med henblik på at udlevere våbnet efter arrangementet. Der henvises til, at det er op til den enkelte at over­holde dansk lovgivning omkring våben.

Festivalen forbeholder sig rette til at foretage stikprøvekontrol.

Tilladelseskrævende våben

Skarpe og spidse våben, hvis klinge overstiger 12 cm kræver politiets tilladelse såfremt de anvendes til sports- eller fritidsaktiviteter, herunder offentlig optræden og andre anerkendelsesværdige formål i for­eningsregi.

Ikke tilladelseskrævende våben

Blankvåben, der ikke er skarpe og spidse, kræver ikke politiets tilladelse og vil frit kunne bæres uden tilladel­se. Bemærk at det er brugerens ansvar, at blankvåbenet ikke fremstår skarpt eller spidst. I tvivlstilfælde vil det altid være festivalarrangørens vurdering der er den gældende.

 

Køb gas af festivalen

På baggrund af indskærpelser af håndtering af gas skal I som bodholdere være opmærksomme på, at hvis I medbringer egen gas, skal I selv ansøge distributions-virksomheden om tilladelsen til anvendelse af gas.

Det betyder, at I skal medbringe gyldig dokumentation fra distributionsvirksomheden.

Horsens Middelalderfesti­val sørger for denne tilladelse, hvis I køber gassen af festivalen. Information sendes ud til alle bodholdere op til festivalen.

 

Betaling

For deltagelse på festivalen skal hver bodholder betale hele stadepladsgebyret inden den 15. juni 2022.

Har I betalt stadepladsgebyret, men ønsker at afmelde kan I få refunderet hele beløbet. Dog skal dette foregå senest den 1. august 2022.

I ugerne efter festivalen vil I modtage en faktura på eventuelle køb eller tilkøb i forbindelse med festivalen.

 

Bodholder- og aktørstøtte

Såfremt I ønsker at deltage med henblik på formidling og/eller håndværk, kan festivalen vurdere om I kan få rabat eller støtte.

 

Misligholdelse af vilkår

Såfremt vilkårene ikke overholdes betragtes dette som misligholdelse. Ved misligholdelse er bodholderen forpligtet til straks at bringe misligholdelsen til ophør. Bodholderen kan dog uanset om der er rettes op på forholdende bortvises, hvis festivalarrangørerne vurderer, at dette er nødvendigt. Betaling for stadepladsen gives ikke retur i disse tilfælde.

Bodholderen er ansvarlig for at hjælpere/personale mv. der er tilknyttet boden overholder vilkårene.

 

Aflysning

Ved afbud, kan festivalen ikke stilles til ansvar for bodholderens varelager eller andre former for udgifter forbundet med festivalens afvikling. Stadepladslejen tilbagebetales inden 15. september 2022.

Læs vilkår og retningslinjer 2022 som pdf-fil

Information om SKAT

Som bodholder skal I være opmærksomme på om, der er krav fra SKAT om momsregistrering af jeres bod. Det er bodholderens ansvar at overholde reglerne. SKAT har mulighed for at lukke jeres bod, hvis de besøger jeres bod på festivalen, og I ikke kan vise tilstrækkelig dokumentation.

I kan finde mere information på www.skat.dk eller ved at ringe til SKAT på tlf. 7222 1818.

Behandling af dine personoplysninger

Behandlingen af dine personoplysninger foretages i forbindelse med forvaltningen af Horsens Kommunes opgaver i forhold til at fremme et levende civilsamfund og kulturliv, herunder gennemførelse af beslutninger i Horsens Kommunes Kultur- og Civilsamfundsudvalg vedrørende events og festivaler.

Den kategori af personoplysninger, der behandles er:

  • Almindelige personoplysninger, fx navn, adresse, cpr nummer, telefonnummer

Kommunens registrering og videregivelse af oplysninger
Horsens Kommune er dataansvarlig vedrørende oplysninger indsamlet til denne sag. Horsens Kommune kan kontaktes på følgende adresse:

Rådhustorvet 4
8700 Horsens
Telefon: 76 29 29 29
horsens.kommune@horsens.dk

Kommunen registrerer de modtagne oplysninger og videregiver oplysningerne til andre offentlige myndigheder, private virksomheder m.fl., der har lovmæssigt krav på oplysningerne.

Kommunen sletter oplysningerne, når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Efter arkivering og sletning er oplysningerne ikke længere tilgængelige for kommunen.

Du har ret til at vide, hvilke oplysninger kommunen har om dig, og du kan kræve forkerte oplysninger rettet eller slettet. Du kan læse mere om dine rettigheder på kommunens hjemmeside.

Kommunens databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren om dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen. På www.datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle.

Horsens Kommunes databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på: databeskyttelsesraadgiver@horsens.dk

Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.
Datatilsynet kan kontaktes på følgende adresse:

Borgergade 28, 5.
1300 København K
Tlf. 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk