Vilkår for deltagelse

Åbningstider
Bodholderen/feltlejren forpligter sig til at holde boden/lejren åben fredag kl. 16.00-23.00 og lørdag kl. 10.00-22.00. I skal være opmærksomme på særlige lukketider, hvis jeres bod/lejr er placeret i børneområdet.

For at sikre den bedste publikumsoplevelse, og det bedste helhedsindtryk, er det ikke tilladt at lukke boden før festivalens lukketid eller begynde synlig nedpakning af boden med mindre det er aftalt med arrangørerne.

Opstilling og nedpakning
Al kørsel og parkering på festivalpladsen skal være afsluttet inden torsdag den 20.08.20 kl. 23.00 med mindre der er aftalt andet. Dette gælder også varekørsel. Vis hensyn til de andre, der også skal stille boder op og undgå unødvendig kørsel på græsområder, så festivalpladsen ikke forvandles til en mudderpøl.

Kørsel- og parkeringsforbud på pladsen gælder frem til lørdag den 22.08.20 kl. 23.00.

Alle bodholdere skal tjekke ind og ud på festivalen ved ankomst og afgang. Dette sker på festivalkontoret, der ligger i Borggården.

Man kan tjekke ind i tidsrummet:

Torsdag den 20.08.20: kl. 8.00-kl. 23.00.

Man kan tjekke ud i tidsrummet:

Lørdag den 22.08.20: kl. 22.00 – søndag den 23.08.20 kl. 13.00.

Hvis I ikke kan ankomme i anførte tidsrum, skal I lave en særlig aftale med arrangørerne.

Alle bodholdere/feltlejre skal være ude af pladsen senest søndag den 23.08.20 kl. 12.00. Boder, der ligger i Borggården, skal være ude senest søndag kl. 10.00.

I har ansvaret for, at der er ryddet op på jeres plads, når I tager derfra. Vi vil gerne bede om, at I samler jeres affald sammen og smider det i containerne. Tag hensyn til de personer, der skal pakke festivalpladsen sammen. Vær opmærksom på at I vil blive pålagt et gebyr på 1000,-, hvis I ikke efterlader området omkring boden/lejren som modtaget.

Parkering
Hver stadeplads får 2 parkeringsbilletter, der er gyldige på bodholderparkeringspladsen. For yderligere parkering henviser vi til de gratis p-pladser ved Nordre Strandvej eller til betalingsparkeringspladserne ved festivalpladsen.

Vær opmærksom på at en trailer eller anhænger også gælder for en parkering. Det vil sige, at I skal bruge en parkeringstilladelse både til bilen og traileren, hvis I kommer med en bil og en trailer. Billetterne skal være synlige på både bil og evt. anhænger under hele opholdet. Parkering af køretøjer til dyretransport aftales særskilt med arrangørerne. Parkeringstilladelserne bliver udleveret ved indtjekningen.

Vær opmærksom på, at parkeringsarealerne ikke er overvågede.

Ordensregler
Det er vigtigt for Horsens Middelalderfestival, at alle har en god og tryg oplevelse på festivalen. Derfor skal følgende overholdes:

  • Festivalpersonalets anvisninger skal til enhver tid efterkommes uden tøven.
  • Alle former for vold eller trusler om vold medfører øjeblikkelig politianmeldelse og bortvisning. Alle former for aggressiv adfærd er forbudt. Der skal udvises størst muligt hensyn til det øvrige publikum og til festivalens medarbejdere.
  • Udskænkning må kun ske til personer over 18 år. Bodholderen har pligt til at bede om ID-legitimation i alle tvivlstilfælde. Det er ikke tilladt for voksne over 18 år at købe eller udlevere alkohol til unge under 18 år.
  • Personer herunder bodholdere som fremstår utryghedsskabende i deres påklædning, afmærkning eller adfærd har ikke adgang til og vil blive bortvist fra Horsens Middelalderfestivals område.

Indretning af boden
I skal være opmærksomme på, at jeres bod/lejr skal repræsentere en handelsbod/feltlejr fra middelalderen i perioden 1350-1536. Moderne rekvisitter og materialer er ikke tilladt. Festivalens arrangører forbeholder sig retten til at vurdere om boden, dens indhold og område fremstår historisk overbevisende. Festivalarrangøren forbeholder sig retten til at kræve at artikler eller udsmykning der ikke har et historisk korrekt udtryk fjernes.

  • Det er kun tilladt at bruge rekvisitter, materialer, møbler og inventar som fandtes i middelalderen.
  • Af sikkerhedsmæssige årsager er fakler (som ikke er festivalens egne opsatte) ikke tilladt.
  • Af hensyn til sikkerhed og hygiejne er det tilladt at have diskret og afskærmet belysning i madbodernes køkken. Elektrisk lys er kun tilladt, såfremt det er LED, og selve lamperne ikke er synlige. Neonrør er ikke tilladt at bruge. Horsens Middelalderfestival vil til enhver tid kunne kræve belysningen fjernet, hvis det ikke lever op kravene.
  • Brug af stearinlys er IKKE tilladt uanset om det er i lukkede eller åbne stager/lygter. Vi henviser til brug af LED stearinlys og andre dekobelysninger, der ikke bryder med det historiske udtryk.
  • Moderne hjælpemidler som fx kaffekander, køleskabe, håndvaske, opvaskebaljer etc. skal afdækkes, så de ikke er synlige for publikum.
  • Eventuelle skilte skal laves af træ eller læder, og teksten skal skrives med en skrifttype, der ikke bryder med det historiske udtryk.

Påklædning
I skal være klædt standsmæssigt efter den funktion, I har på festivalen. Det vil sige, at I som bodholdere ikke må være iklædt adelstøj. Vær opmærksom på, at jeres dragter skal repræsentere middelalderen i den førnævnte tidsperiode.

  • Alle aktører i boden skal være iklædt middelaldertøj.
  • Vi vil elske, hvis I også har middelaldersko på, men hvis sådan et par ikke findes i jeres garderobe, så kan et par sko i neutrale farver også bruges. Undgå gerne kondisko, sneakers eller lignende i pangfarver.
  • Husk at bære hovedbeklædning.
  • Mobiltelefoner, armbåndsure og andet moderne grej må ikke bæres synligt.
  • Af sikkerhedsmæssige årsager har arrangørerne moderne uniformer på.

Mad, ingredienser og servering
Moderne ingredienser og tilberedningsmetoder er ikke tilladt. Maden skal tilberedes og serveres, som man gjorde i middelalderen i perioden 1350-1536, og serveringsudstyr og service skal være kopier af middelalderens udstyr.

  • Papirservietter, plastik, engangstallerkener som f. eks. paptallerkener, aluminiumsbakker, porcelæn eller brune papirsposer er IKKE tilladt. Tvivlsspørgsmål kan rettes til bodholder@horsens.dk.
  • Madvarer skal serveres på kålblade, hårdt brød, træbrædder, trætallerkener eller lerskåle/lerfade.
  • Gafler er ikke tilladt – brug skeer eller fingre.
  • Plastikbestik er IKKE tilladt.
  • Brød/pandekager foldet om fyld som sandwich eller wrappings er ikke tilladt.
  • Mjød skal sælges i lerflasker eller andre former for glas, der ligger så tæt på det historiske korrekte som muligt. Hvis I sælger mjød, skal I kontakte festivalen omkring emballagen.
  • Drikkevarer skal serveres i festivalens krus, som købes gennem Kultur og Eventafdelingen, Horsens Kommune.

Inspiration til middelalderopskrifter findes bl.a. i følgende bøger:

  • Bi Skaarup og Henrik Jakobsen: Middelaldermad – kulturhistorie, kilder og 99 opskrifter.
  • Bente Leed: Danskernes mad i middelalderen – smag selv.
  • Erik Kjersgaard: Mad og øl i Danmarks middelalder.

Affaldssortering
Alle boder skal affaldssortere som et led i en mere bæredygtig festival. Det omfatter madvarer, pap/papir, glas, konserves og restaffald. Ved indtjekningen på festivalen vil der blive udleveret beholder og information om hvordan dette skal håndteres. Hvis I ikke sorterer jeres affald, vil I blive pålagt et gebyr på 1.000 kr.

Vi har alle et ansvar for, at festivalpladsen er ordentlig og ryddelig under hele festivalen, så sørg for at holde orden på jeres plads.

Våben
Vi anerkender at alle personer kan bære middelaldervåben på Horsens Middelalderfestival. Det er endvidere tilladt at udstille og sælge våben på festivalen. Dette skal dog ske ved at indgå en købsaftale med kunden med henblik på at udlevere våbnet efter arrangementet. Der henvises til at det er op til den enkelte at overholde dansk lovgivning omkring våben.

Festivalen forbeholder sig rette til at foretage stikprøvekontrol.

Tilladelseskrævende våben
Skarpe og spidse våben, hvis klinge overstiger 12 cm kræver politiets tilladelse såfremt de anvendes til sports- eller fritidsaktiviteter, herunder offentlig optræden og andre anerkendelsesværdige formål i foreningsregi.

Ikke tilladelseskrævende våben
Blankvåben, der ikke er skarpe og spidse, kræver ikke politiets tilladelse og vil frit kunne bæres uden tilladelse. Bemærk at det er brugerens ansvar, at blankvåbenet ikke fremstår skarpt eller spidst. I tvivlstilfælde vil det altid være festivalarrangørens vurdering der er den gældende.

At medbringe egen gas
På baggrund af indskærpelser af håndtering af gas, skal I som bodholdere være opmærksomme på, at hvis I medbringer egen gas, skal I selv ansøge distributionsvirksomheden om tilladelsen til anvendelse af gas. Det betyder at I skal medbringe gyldig dokumentation fra distributionsvirksomheden. Horsens Middelalderfestivalen søger for denne tilladelse, hvis I køber gassen af festivalen.

Betaling
For deltagelse på festivalen skal hver bodholder betale hele stadepladsgebyret inden 15. juni 2020.

Har I betalt stadepladsgebyret, men ønsker at afmelde kan I få refunderet hele beløbet. Dog skal dette foregå senest den 1. august 2020.

I ugerne efter festivalen vil I modtage en faktura på eventuelle køb eller tilkøb i forbindelse med festivalen.

Bodholder- og aktørstøtte
Såfremt I ønsker at deltage med bod med henblik på formidling og/eller håndværk, og med et absolut minimum af salg, kan festivalen vurdere om I kan få rabat eller støtte.

Generelt
Der må på stadepladsen kun forefindes godkendte varer jf. jeres kontrakt. Derfor er det vigtigt, at I ved tilmelding får skrevet alle jeres varer, madvarer og drikkevarer ind i tilmeldingsskemaet.

Festivalledelsen forbeholder sig retten til atavælge boder, der vurderes til ikke at leve op til kravene om middelalderlige varer fra perioden 1350-1536. Festivalen vurderer ligeledes hver enkelt bod, samt dennes relevans for arrangementet. Festivalen ønsker en så bred pallette af varer og tilbud som muligt. Boder og/eller aktører kan derfor eksempelvis blive afvist på grund af et for stort udvalg af samme type vare/ydelse.

Hvis festivalledelsen under festivalen finder varer, der ikke er godkendt, skal de straks fjernes. Bodernes indhold vil blive tjekket under festivalen. Festivalledelsen forbeholder sig ret til at lukke boden og beholde det indbetalte stadepladsgebyr, hvis varerne ikke fjernes på forlangende, eller hvis I på anden vis overtræder jeres kontrakt.

Misligholdelse af vilkår
Såfremt vilkårene ikke overholdes betragtes dette som misligholdelse. Ved misligholdelse er bodholderen forpligtet til straks at bringe misligholdelsen til ophør. Bodholderen kan dog uanset om der er rettes op på forholdende bortvises, hvis festivalarrangørerne vurderer, at dette er nødvendigt. Betaling for stadepladsen gives ikke retur i disse tilfælde.

Bodholderen er ansvarlig for at hjælpere/personale mv. der er tilknyttet boden overholder vilkårene.

Download festivalens retningslinjer som PDF

Information om fødevarer

Horsens Middelalderfestival samarbejder med Fødevarestyrelsen for at sikre, at håndtering af madvarer foregår korrekt under festivalen. Vi forventer, at Fødevarestyrelsen vil foretage prøver i en lang række madboder under festivalen. Det er bodholderens eget ansvar, at Fødevarestyrelsens retningslinjer overholdes.

Hvis I har salg og fremstilling af mad i forbindelse med jeres deltagelse, skal I være særligt opmærksom på at:

  • Maden ikke må være fremstillet i et privat køkken.
  • Maden skal være fremstillet i et køkken med smiley-rapport – eller i boden på festivalpladsen (vær opmærksom på at ikke alle skolekøkkener har denne rapport)
  • I skal etablere faciliteter til håndvask – f.eks. balje eller dunk. Det må ikke være samme balje, som I benytter til opvask.
  • I skal have desinfektionssprit til hænderne i boden.
  • Hvis I har vandudtag i boden, skal denne hæves fra jorden.
  • Fødevarestyrelsen anbefaler et fast underlag fx et gulv af træplade i boder, men det er ikke et lovkrav.
  • Fødevarerelaterede ting som fx mad, skåle til brug til madlavning m.m. må ikke have direkte kontakt med jorden eller græsset. Det skal stå hævet på fx et bord.

Hvis I er i tvivl om noget eller har spørgsmål kan I tage kontakt til Fødevarestyrelsen på www.foedevarestyrelsen.dk.

Information om SKAT

Som bodholder skal I være opmærksomme på om, der er krav fra SKAT om momsregistrering af jeres bod. Det er bodholderens ansvar at overholde reglerne. SKAT har mulighed for at lukke jeres bod, hvis de besøger jeres bod på festivalen, og I ikke kan vise tilstrækkelig dokumentation.

I kan finde mere information på www.skat.dk eller ved at ringe til SKAT på tlf. 7222 1818.

Information om våben

På Horsens Middelalderfestival følger vi gældende dansk våbenlovgivning, når det gælder salg og besiddelse af våben. Vi anbefaler, at I taler med Administrativt center vest (ACV), hvis I har spørgsmål til tolkningen og håndhævelsen af lovgivningen. Vi tager ikke ansvar for evt. fejltolkninger af lovgivningen.

Brug omtanke og sund fornuft og begræns omfanget af skarpe knive, sværd osv. Vi har samlet de vigtigste ting du skal vide om våben på Horsens Middelalderfestival.

3. ting du skal vide om skarpe våben på Horsens Middelalderfestival

  1. De fleste knive med et blad på under 12 cm (for foldeknive er det 7 cm) kan du bruge frit, så længe der ikke er tale om ”særligt farlige våben”, og så længe der er et ”anerkendelsesværdigt formål”.
  2. Våben med en klinge på mere end 12 cm kræver en bæretilladelse fra politiet og et ”anerkendelsesværdigt formål”.
  3. I vores samtale med ACV er det vurderet at deltagelse på Horsens Middelalderfestival kan regnes som et “anerkendelsesværdigt formål”, så længe der er tale om at våbnene indgår i din formidling til publikum.

2. ting du skal vide om ikke-skarpe/spidse våben på Horsens Middelalderfestival

  1. Ikke-skarpe/spidse våben kræver som udgangspunkt ingen tilladelse at bære eller sælge. Der findes dog ikke er klar definition for, hvornår et våben er spidst eller skarpt. De fleste af de ikke-skarpe/spidse våben, der anvendes til kamp i reenactment-miljøet vil dog blive tolket som rekvisitter.
  2. Slagvåben som køller, hamre og lignende kan kræve en tilladelse, da disse ofte tolkes som ”Totenschlæger”, og derfor er en anden kategori af våben.

2. ting du skal vide om skydevåben på Horsens Middelalderfestival

  1. Buer, armbryste og krudtvåben kræver et ”anerkendelsesværdigt formål” for, at det er lovligt at bære dem.
  2. Både armbrøst og krudtvåben kræver også meget specifikke tilladelser, som er svære at få. Vi anbefaler, at du taler med ACV hvis du er i tvivl.

Før du medbringer armbrøster eller krudtvåben skal du kontakte produktionskoordinator Nicolas Aasberg: niaa@horsens.dk.

Vi anbefaler, at du læser Justitsministeriets gennemgang af knivloven, for at få en bedre forståelse af hvad et anerkendelsesværdigt formål er, og våbenloven som helhed. På deres hjemmeside er desuden en gennemgang af hvad ”særligt farlige våben” er.


Salg af våben

  1. Hvis du ønsker at sælge våben, som kræver bæretilladelse, eller lignende, på Horsens Middelalderfestival kræver det en sælgertilladelse.
  2. Det er ikke er nødvendigt at have en sælgertilladelse ved salg af ”ikke-skarpe/spidse våben”, samt i princippet våben med klinger på under 12 cm (7 cm for foldeknive), og som har ”anerkendelsesværdigt formål”.

Kontakt ACV eller festivalsekretariatet, hvis du er i tvivl. Det er dit ansvar som sælger at sørge for at køber har de nødvendige tilladelser. Horsens Middelalderfestival kan ikke holdes ansvarlige for brud på den danske lovgivning.

Ansøg om blankvåbentilladelser og sælgertilladelser ved politiet

Behandling af dine personoplysninger

Behandlingen af dine personoplysninger foretages i forbindelse med forvaltningen af Horsens Kommunes opgaver i forhold til at fremme et levende civilsamfund og kulturliv, herunder gennemførelse af beslutninger i Horsens Kommunes Kultur- og Civilsamfundsudvalg vedrørende events og festivaler.

Den kategori af personoplysninger, der behandles er:

  • Almindelige personoplysninger, fx navn, adresse, cpr nummer, telefonnummer

Kommunens registrering og videregivelse af oplysninger
Horsens Kommune er dataansvarlig vedrørende oplysninger indsamlet til denne sag. Horsens Kommune kan kontaktes på følgende adresse:

Rådhustorvet 4
8700 Horsens
Telefon: 76 29 29 29
horsens.kommune@horsens.dk

Kommunen registrerer de modtagne oplysninger og videregiver oplysningerne til andre offentlige myndigheder, private virksomheder m.fl., der har lovmæssigt krav på oplysningerne.

Kommunen sletter oplysningerne, når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Efter arkivering og sletning er oplysningerne ikke længere tilgængelige for kommunen.

Du har ret til at vide, hvilke oplysninger kommunen har om dig, og du kan kræve forkerte oplysninger rettet eller slettet. Du kan læse mere om dine rettigheder på kommunens hjemmeside.

Kommunens databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren om dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen. På www.datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle.

Horsens Kommunes databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på: databeskyttelsesraadgiver@horsens.dk

Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.
Datatilsynet kan kontaktes på følgende adresse:

Borgergade 28, 5.
1300 København K
Tlf. 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk